PDF verkleinern: Was funktioniert und was es kostet

Was eine PDF groß macht

Text kostet sehr wenig. Eine Seite Text mit eingebetteten Schriften hat oft nur einige Dutzend Kilobyte, während ein einzelnes Foto oder eine gescannte Seite mehrere Megabyte belegen kann. Eine A4-Seite, farbig mit 300 DPI gescannt, hat 2.480 × 3.508 Pixel, unkomprimiert etwa 25 MB; selbst ein gut komprimiertes JPEG davon liegt oft bei rund einem Megabyte.

Sehen Sie vor dem Komprimieren nach, was die Datei enthält. Lässt sich der Text markieren und haben die Seiten wenige Bilder, ist die Datei vermutlich schon kompakt, und ein Komprimierer gewinnt wenig. Sind die Seiten Scans oder voller Fotos, steckt dort die Größe.

Zwei Wege, eine PDF zu komprimieren

PDF-Komprimierer arbeiten auf eine von zwei Arten. Manche komprimieren nur die in der Datei enthaltenen Bilder mit geringerer Auflösung oder Qualität neu und lassen Text und Vektorgrafiken unverändert. Andere zeichnen jede Seite als Bild und erstellen aus diesen Bildern eine neue PDF.

Das Tool PDF komprimieren von LeedyBox nutzt den zweiten Weg: Jede Seite wird in Ihrem Browser gezeichnet, als JPEG gespeichert und in eine neue PDF mit derselben Seitengröße eingefügt. Das verkleinert gescannte Dokumente und fotolastige Dateien gut, und die Größe des Ergebnisses hängt von der gewählten Auflösung und Qualität ab statt davon, wie das Original entstanden ist. Der Preis: Der Text wird Teil des Bildes.

Was die Komprimierungsstufen von LeedyBox tun

Jede Stufe zeichnet die Seiten mit einer festen Auflösung und speichert sie mit einer festen JPEG-Qualität. Die Pixelmaße gelten für eine A4-Seite (210 × 297 mm); eine US-Letter-Seite ist etwas breiter und kürzer.

Diese Auflösungen sind für das Lesen am Bildschirm gedacht. Fließtext bleibt bei Empfohlen gut lesbar, Fußnoten und Kleingedrucktes sind bei Weniger Kompression klarer, und Extreme Kompression dient dazu, ein strenges Limit einzuhalten, wenn etwas Unschärfe akzeptabel ist. Keine der Stufen ist für den Druck gedacht, der meist etwa 300 DPI braucht; behalten Sie für Druck und Archiv die Originaldatei.

Was verloren geht, wenn Seiten zu Bildern werden

• Text. Er lässt sich nicht mehr markieren, durchsuchen oder kopieren, und Screenreader können ihn nicht vorlesen.
• Links und Lesezeichen. Links funktionieren nicht mehr, und der Lesezeichenbereich ist leer.
• Formularfelder und Kommentare. Sie funktionieren nicht mehr; was sie anzeigten, kann als Teil des Bildes sichtbar bleiben.
• Digitale Signaturen. Die neue Datei enthält keine Signatur, auch wenn ihr Bild noch zu sehen ist; ein unterschriebener Vertrag sollte daher als signiertes Original verschickt werden.
• Dokumentangaben. Titel, Autor und andere Dokumenteigenschaften des Originals werden nicht übernommen.

Ist einer dieser Punkte wichtig, ist die Umwandlung in Seitenbilder für diese Datei das falsche Werkzeug. Nutzen Sie eine der Alternativen unten oder ein Desktopprogramm, das nur die Bilder neu komprimiert.

Von Anfang an klein: Scannen und Exportieren

Die Einstellungen beim Erstellen einer PDF bestimmen den Großteil ihrer Größe. Oft ist es daher einfacher, eine kleine Datei zu erzeugen, als eine große zu verkleinern.

• Textdokumente schwarzweiß oder in Graustufen scannen. Eine Schwarzweißseite mit 300 DPI hat unkomprimiert etwa 1 MB und danach meist viel weniger, gegenüber etwa 25 MB für dieselbe Seite in Farbe. Farbe nur für Fotos, Stempel oder farbige Markierungen verwenden.
• Für Dokumente 200 bis 300 DPI wählen. Höhere Einstellungen erhöhen vor allem die Größe; sie lohnen sich für Kleingedrucktes oder Archive, die gedruckt werden könnten.
• Mit einer Größenoption exportieren. Beim Speichern als PDF in Word lässt sich auf minimale Größe für die Online-Veröffentlichung optimieren, und viele Office- und Grafikprogramme haben eine ähnliche Einstellung, die die Bildauflösung senkt.
• Fotos vor dem Einfügen verkleinern. Ein Foto, das 8 cm breit erscheint, braucht nicht die 4.000 Pixel einer Handykamera.
• Als neue Datei speichern. „Speichern unter“ schreibt die PDF neu und kann einen Bearbeitungsverlauf entfernen, den „Speichern“ weiter anhängen würde.

Wenn Komprimieren nicht reicht

Upload-Formulare und E-Mail-Dienste setzen eigene Grenzen; Gmail etwa nimmt Anhänge bis 25 MB an, und viele Bewerbungsportale erlauben deutlich weniger. Ist die komprimierte Datei immer noch zu groß:

• Teilen Sie das Dokument mit PDF teilen in Teile, die jeweils passen.
• Entfernen Sie mit PDF-Seiten organisieren Seiten, die der Empfänger nicht braucht, etwa leere Seiten oder doppelte Scans.
• Scannen Sie die größten Seiten in Graustufen und mit geringerer Auflösung neu, statt sie zweimal zu komprimieren.
• Teilen Sie einen Link aus einem Cloudspeicher, wenn der Empfänger das akzeptiert.

Eine bereits komprimierte Datei erneut zu komprimieren spart meist wenig und macht die Seiten unschärfer; beginnen Sie jeden Versuch daher mit dem Original.

Häufige Fragen