Viết số tiền bằng chữ đúng cách

Vì sao phải ghi số tiền bằng chữ

Chữ số rất dễ bị sửa: số 1 thành số 7, hoặc thêm một chữ số vào trước “500”. Chữ viết khó sửa hơn nhiều mà không để lại dấu vết, nên dòng số tiền bằng chữ giúp đối chiếu với số. Theo Thông tư 26/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính, dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Chữ và số phải khớp nhau hoàn toàn.

Ví dụ trong công văn 7559/CT-TTHT năm 2014 của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh: tổng tiền thanh toán 5.521.648 đ được ghi bằng chữ là “năm triệu năm trăm hai mươi mốt nghìn sáu trăm bốn mươi tám đồng”.

Mốt, tư, lăm: đọc chữ số hàng đơn vị

• Số 1: đọc “mốt” khi chữ số hàng chục từ 2 trở lên (hai mươi mốt, chín mươi mốt), còn lại đọc “một” (mười một, một trăm linh một).
• Số 4: đọc “tư” khi chữ số hàng chục từ 2 trở lên (hai mươi tư), còn lại đọc “bốn” (mười bốn, một trăm linh bốn).
• Số 5: đọc “lăm” khi đứng sau hàng chục (mười lăm, hai mươi lăm), đọc “năm” khi đứng sau “linh” (một trăm linh năm) hoặc đứng một mình.
• Mười và mươi: số 10 là “mười”, còn từ 20 trở lên dùng “mươi” (hai mươi, ba mươi).

Linh hay lẻ, nghìn hay ngàn

Khi hàng chục là 0 mà hàng đơn vị khác 0, ta đọc “linh” hoặc “lẻ”: hai từ này đồng nghĩa (Từ điển tiếng Việt, Hoàng Phê chủ biên). “Linh” và “nghìn” thường dùng ở miền Bắc, “lẻ” và “ngàn” ở miền Nam; trên hóa đơn nên thống nhất một cách trong toàn bộ chứng từ.

Khi nào phải viết “không trăm”

Từ nhóm ba chữ số thứ hai trở đi, nếu hàng trăm là 0 thì vẫn đọc “không trăm”, để không bị lẫn với số khác. Từ điển tiếng Việt cho ví dụ “một nghìn không trăm linh hai” (1.002).

“Chẵn”, viết hoa và dấu câu

Nhiều kế toán thêm chữ “chẵn” sau số tiền tròn, như “Một triệu đồng chẵn”. Đây là thói quen, không bắt buộc; thiếu chữ này hóa đơn vẫn hợp lệ. Thông thường chữ cái đầu được viết hoa, nhưng trong công văn 7559/CT-TTHT, Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh cũng chấp nhận hóa đơn in chữ thường ở đầu dòng số tiền bằng chữ. Số tiền bằng chữ được ghi liền một dòng, không dùng dấu phẩy giữa các nhóm.

Số tiền ngoại tệ và hợp đồng tiếng nước ngoài

Hóa đơn bằng ngoại tệ ghi số tiền bằng chữ theo đơn vị ngoại tệ đó, ví dụ “Mười nghìn đô la Mỹ”. Với hợp đồng bằng tiếng nước ngoài, số tiền được viết theo cách của ngôn ngữ đó:

Chú ý số lớn: “billion” tiếng Anh là một tỷ, nhưng “billón” tiếng Tây Ban Nha và “Billion” tiếng Đức là một nghìn tỷ.

Từng bước ghi số tiền bằng chữ

1. Ghi tổng tiền bằng số trước, dùng dấu chấm hoặc dấu phẩy ngăn cách hàng nghìn thống nhất trên cả hóa đơn.
2. Viết số tiền bằng chữ từ đầu dòng, theo thứ tự tỷ, triệu, nghìn, đơn vị.
3. Áp dụng đúng mốt, tư, lăm, linh và không trăm ở từng nhóm ba chữ số.
4. Kết thúc bằng “đồng” (thêm “chẵn” nếu đơn vị bạn quen dùng).
5. Đọc lại chữ và số cùng lúc trước khi ký hoặc phát hành.

Lỗi thường gặp

• “Hai mươi một”: khi hàng chục từ 2 trở lên, số 1 đọc là “mốt”: hai mươi mốt.
• “Mười tư”: với hàng chục là 1, số 4 đọc “bốn”: mười bốn.
• “Hai mươi năm”: sau hàng chục, số 5 đọc “lăm”: hai mươi lăm.
• Bỏ “không trăm”: 1.005.000 là “một triệu không trăm linh năm nghìn”.
• Trộn “linh” và “lẻ”, “nghìn” và “ngàn”: chọn một cách và dùng thống nhất trên chứng từ.

Câu hỏi thường gặp