Cách gộp tệp PDF

Chọn công cụ phù hợp với từng việc

Gộp là đặt nguyên các tài liệu nối tiếp nhau, chẳng hạn một báo cáo và các phụ lục của nó. Nếu chỉ cần một số trang, hoặc muốn trộn lẫn các trang từ nhiều tệp, một công cụ khác sẽ phù hợp hơn:

Công cụ Gộp PDF làm gì

Công cụ chạy trong trình duyệt của bạn. Khi bạn thêm một tệp, thư viện PDF.js đếm số trang và vẽ một bản xem trước nhỏ của trang đầu tiên. Khi gộp, thư viện pdf-lib sao chép mọi trang của mọi tệp, theo thứ tự trong danh sách, vào một PDF mới. Các trang không bị vẽ lại thành ảnh: văn bản vẫn chọn được, ảnh không bị nén lại, và mỗi trang giữ nguyên kích thước cũng như thiết lập xoay của riêng nó.

Vì tệp của bạn được hai thư viện khác nhau đọc, một tệp có thể đã hiện trong danh sách cùng bản xem trước mà vẫn bị lỗi khi gộp; phần lỗi thường gặp bên dưới giải thích khi nào điều này xảy ra.

Công cụ làm việc với nguyên tệp: không có chức năng chọn trang, và bạn có thể thêm cùng một tệp nhiều lần. Mã nguồn không đặt số tệp tối đa cũng như giới hạn dung lượng tệp; phần Câu hỏi thường gặp bên dưới giải thích điều gì giới hạn việc gộp trong thực tế.

Các bước thực hiện

1. Mở Gộp PDF và nhấp vào ô “Chọn tệp PDF hoặc kéo thả vào đây”, hoặc thả tệp vào ô đó. Trong hộp thoại chọn tệp, bạn có thể chọn nhiều PDF cùng lúc.
2. Trong khi các tệp được đọc, một thanh tiến trình và bộ đếm như “Đang tải PDF 1 / 3...” sẽ hiện ra. Khi tất cả đã được đọc xong, từng tệp được liệt kê trong mục “PDF đã chọn” cùng bản xem trước trang đầu tiên, tên tệp và số trang.
3. Sắp xếp danh sách từ trên xuống dưới. Các nút mũi tên di chuyển tệp lên hoặc xuống một vị trí, nút × gỡ tệp khỏi danh sách và “Xóa tất cả” làm trống danh sách mà không hỏi xác nhận. Không có chức năng hoàn tác, nên tệp đã gỡ phải được thêm lại. Tệp thêm vào sau sẽ nằm ở cuối danh sách. Với các tệp được chọn trong cùng một lần, trình duyệt quyết định thứ tự ban đầu và thứ tự này có thể không theo tên tệp, vì vậy hãy kiểm tra lại.
4. Nhấp “Gộp PDF & tải xuống”. Trong lúc xử lý, nút hiển thị “Đang gộp PDF...”, và kết quả được tải về với tên merged_document.pdf. Hãy đổi tên tệp trước khi gửi đi.

Tính trước trang bắt đầu của từng tài liệu

Dấu trang không được chuyển sang tệp mới (xem bên dưới), nên người đọc tìm các phần theo số trang. Mỗi tệp bắt đầu ở trang ngay sau tổng số trang của tất cả các tệp nằm phía trên nó trong danh sách. Với một báo cáo 12 trang, một phụ lục quét 4 trang và một lá thư 7 trang, tệp đã gộp có 12 + 4 + 7 = 23 trang. Phụ lục bắt đầu ở trang 13 và lá thư ở trang 12 + 4 + 1 = 17. Nhờ số trang hiển thị trong danh sách, bạn có thể tính ra các vị trí này để ghi vào thư gửi kèm hoặc trang mục lục.

Khi in hai mặt, tài liệu nào cần bắt đầu ở mặt trước của tờ giấy thì phải bắt đầu ở trang số lẻ. Ở ví dụ trên, điều này được đáp ứng vì 12 và 4 đều là số chẵn. Nếu phụ lục có 5 trang, lá thư sẽ bắt đầu ở trang 18, tức mặt sau của tờ cuối cùng thuộc phụ lục. Để khắc phục, hãy mở tệp đã gộp trong Sắp xếp trang PDF và nhấp vào nút chèn trang trống bên dưới trang 17 (chú thích của nút là “Chèn trang trống sau trang 17”). Trang mới có cùng kích thước với trang 17, và khi đó lá thư sẽ bắt đầu ở trang 19. Xem Cách sắp xếp lại, xoay và xóa trang PDF.

Khổ trang và hướng trang khác nhau

Công cụ không đưa các trang về cùng một khổ. Tài liệu từ Hoa Kỳ và Canada thường dùng khổ US Letter (215,9 × 279,4 mm), còn phần lớn các quốc gia khác dùng A4 (210 × 297 mm), và trong tệp đã gộp, mỗi trang giữ nguyên khổ của nó. Khi in trên một khổ giấy duy nhất với tùy chọn “vừa trang” (fit to page) hoặc tùy chọn tương tự, các trang khác khổ sẽ được co giãn: trang Letter in trên giấy A4 được thu nhỏ còn khoảng 97% (210 ÷ 215,9) và để trống khoảng 25 mm theo chiều cao tờ giấy, còn trang A4 in trên giấy Letter được thu nhỏ còn khoảng 94% (279,4 ÷ 297). Lề của máy in có thể làm tỷ lệ giảm thêm một chút, vì vậy hãy kiểm tra chữ nhỏ trong bản xem trước khi in.

Trang nằm ngang vẫn giữ hướng ngang. Nếu một trang bị nằm nghiêng trong tệp đã gộp thì trong tệp nguồn, trang đó vốn đã hiển thị như vậy; hãy xoay lại bằng Xoay PDF.

Những gì được giữ lại và những gì không

Công cụ chỉ sao chép các trang, trong khi dấu trang, nhãn trang, biểu mẫu và thông tin tài liệu thuộc về toàn bộ tệp. Chúng tôi đã kiểm chứng điều này bằng cách chạy mã gộp của công cụ (pdf-lib 1.17.1, đúng phiên bản mà trang tải về) trong Node.js với các tệp thử nghiệm được tạo bằng ReportLab và pypdf:

Nếu biểu mẫu vẫn cần được điền, hãy điền trước khi gộp, hoặc gửi biểu mẫu thành một tệp riêng. Thử nghiệm không bao gồm chữ ký số, nhưng chữ ký gắn với các byte của tệp tại thời điểm ký, còn tệp đã gộp được ghi lại từ đầu, nên đừng trông đợi chữ ký vẫn còn hiệu lực. Hãy gửi riêng bản gốc đã ký.

Tệp đã gộp sẽ lớn đến đâu

Dung lượng thường xấp xỉ tổng dung lượng các tệp đầu vào. Trong cùng thử nghiệm đó, một tệp văn bản 12 trang (13,3 KB), một tệp 4 trang gồm các ảnh trang JPEG giống bản quét (3,76 MB) và một tệp khổ Letter 7 trang (6,3 KB) cho ra một tệp 23 trang có dung lượng 3,77 MB, nhỏ hơn một chút so với tổng 3,78 MB của chúng (1 KB = 1.000 byte, 1 MB = 1.000.000 byte). Phần lớn dung lượng đó là hình ảnh, và hình ảnh được sao chép nguyên từng byte. Các tệp văn bản nhỏ có thể thay đổi nhiều hơn tính theo tỷ lệ, vì pdf-lib ghi lại cấu trúc tệp từ đầu: khi chạy riêng qua công cụ, tệp văn bản kia cho ra 7,8 KB. Thêm bản quét hai lần cho ra 7,53 MB, vì công cụ không tìm phần nội dung mà hai tệp dùng chung, nên phần đó được lưu hai lần.

Nếu kết quả vượt quá giới hạn tải lên, hãy thu nhỏ ảnh trước khi tạo PDF, hoặc dùng Nén PDF sau khi gộp. Công cụ này chuyển mỗi trang thành một ảnh JPEG, nên văn bản không còn chọn hay tìm kiếm được. Cách này phù hợp nhất với bản quét; tệp chủ yếu là văn bản thậm chí có thể lớn hơn. Xem Cách nén PDF.

Lỗi thường gặp và cách khắc phục

• “Không thể tải tệp PDF” khi thêm tệp. Tệp cần mật khẩu để mở, bị hỏng hoặc thực ra không phải PDF dù có tên như vậy. Tệp sẽ không được đưa vào danh sách. Nếu trình xem PDF yêu cầu mật khẩu, hãy xin người gửi một bản không được bảo vệ; công cụ không gỡ bỏ cơ chế bảo vệ của PDF.
• “Đã xảy ra lỗi khi gộp các tệp PDF.” Nguyên nhân có khả năng nhất là một tệp đã được mã hóa dù vẫn mở được mà không cần mật khẩu, chẳng hạn vì bị hạn chế quyền in hoặc chỉnh sửa. Tệp như vậy vẫn được thêm vào danh sách cùng bản xem trước, nhưng quá trình gộp sẽ dừng lại và không có gì được tải xuống. Một tệp bị hỏng mà phần xem trước vẫn đọc được cũng có thể gây ra lỗi này. Hãy lần lượt gỡ từng tệp ra để tìm tệp gây lỗi.
• “… không phải là tệp PDF.” Thông báo này thường xuất hiện khi bạn thả một loại tệp khác, chẳng hạn ảnh chụp, vào ô. Tệp đó sẽ bị bỏ qua; hãy chuyển ảnh sang PDF bằng JPG sang PDF trước.
• Trang không phản hồi hoặc thẻ trình duyệt bị sập. Thường là do các tệp cần nhiều bộ nhớ hơn mức thiết bị có thể cấp cho thẻ đó. Mỗi tệp bạn thêm vẫn được giữ mở ở chế độ nền để phục vụ bản xem trước, kể cả sau khi bạn gỡ tệp đó hoặc nhấp “Xóa tất cả”, nên sau khi đã thử nhiều tệp lớn, hãy tải lại trang và chỉ thêm những tệp bạn cần. Nếu vẫn lỗi, hãy gộp theo từng đợt.

Kiểm tra tệp đã gộp

• Số trang bằng tổng số trang hiển thị trong danh sách.
• Mỗi tài liệu bắt đầu ở đúng trang bạn đã tính, và không tài liệu nào bị thiếu hoặc bị lặp.
• Các trang đều đúng chiều, và văn bản chọn được trong bản gốc vẫn chọn được.
• Các liên kết và biểu mẫu bạn cần vẫn hoạt động.

Hãy giữ các tệp gốc cho đến khi đã kiểm tra kết quả. Để đánh số cho tài liệu đã gộp, hãy dùng Đánh số trang PDF; xem Cách thêm số trang vào PDF.

Câu hỏi thường gặp