Giảm dung lượng PDF: cách nào hiệu quả và cái giá phải trả
Một tệp PDF quá lớn để gửi email hay tải lên biểu mẫu thường chỉ có một nguyên nhân: hình ảnh, phần lớn là các trang quét. Hướng dẫn này giải thích những gì chiếm dung lượng trong PDF, cách các công cụ nén thu nhỏ tệp và những gì chúng phải hy sinh, cách tạo tệp nhỏ ngay từ đầu, và cần làm gì khi giới hạn dung lượng vẫn quá chặt.
Điều gì làm PDF nặng
Văn bản chiếm rất ít dung lượng. Một trang chữ kèm phông nhúng thường chỉ vài chục kilobyte, trong khi một bức ảnh hay một trang quét có thể chiếm vài megabyte. Một trang A4 quét màu ở 300 DPI có kích thước 2.480 × 3.508 điểm ảnh, khoảng 25 MB khi chưa nén; ngay cả bản JPEG được nén tốt của trang đó cũng thường khoảng một megabyte.
| Nội dung | Ảnh hưởng đến dung lượng |
|---|---|
| Trang quét | Thường là phần lớn nhất, nhất là bản quét màu độ phân giải cao |
| Ảnh chụp và ảnh màn hình | Nặng khi được chèn với độ phân giải của máy ảnh nhưng chỉ hiển thị nhỏ |
| Phông chữ nhúng | Mỗi phông vài chục đến vài trăm kilobyte; phông Đông Á đầy đủ có thể lên tới vài megabyte |
| Tệp đã gộp | Cùng một logo hay phông chữ có thể được lưu một lần cho mỗi tệp gốc |
| Lịch sử chỉnh sửa | Một số trình chỉnh sửa ghi thêm thay đổi vào cuối tệp thay vì ghi lại cả tệp |
| Tệp đính kèm | Tệp nhúng trong PDF được tính đủ dung lượng |
Trước khi nén, hãy xem tệp chứa gì. Nếu chọn được chữ và các trang ít ảnh, tệp có lẽ đã gọn và công cụ nén sẽ không giảm được bao nhiêu. Nếu các trang là bản quét hoặc đầy ảnh, dung lượng nằm chính ở đó.
Hai cách nén PDF
Công cụ nén PDF làm việc theo một trong hai cách. Một số chỉ nén lại các ảnh có trong tệp với độ phân giải hoặc chất lượng thấp hơn, giữ nguyên chữ và đồ họa vector. Số khác vẽ mỗi trang thành ảnh rồi tạo một PDF mới từ các ảnh đó.
Công cụ Nén PDF của LeedyBox dùng cách thứ hai: mỗi trang được vẽ trong trình duyệt của bạn, lưu thành JPEG và đặt vào một PDF mới có cùng khổ trang. Cách này thu nhỏ tốt tài liệu quét và tệp nhiều ảnh, và dung lượng kết quả phụ thuộc vào độ phân giải và chất lượng bạn chọn hơn là cách tệp gốc được tạo ra. Cái giá là chữ trở thành một phần của ảnh.
Các mức nén của LeedyBox làm gì
Mỗi mức vẽ trang ở một độ phân giải cố định và lưu với chất lượng JPEG cố định. Kích thước điểm ảnh dưới đây tính cho một trang A4 (210 × 297 mm); trang US Letter rộng hơn và ngắn hơn một chút.
| Mức | Độ phân giải | Chất lượng JPEG | Trang A4 theo điểm ảnh |
|---|---|---|---|
| Khuyên dùng | Khoảng 86 DPI | 60% | 714 × 1.010 |
| Nén ít hơn | Khoảng 108 DPI | 75% | 892 × 1.262 |
| Nén cực cao | Khoảng 65 DPI | 40% | 535 × 757 |
Các độ phân giải này phù hợp để đọc trên màn hình. Chữ thường vẫn dễ đọc ở mức Khuyên dùng, chú thích cuối trang và chữ nhỏ rõ hơn ở mức Nén ít hơn, còn Nén cực cao dùng khi cần đáp ứng giới hạn nghiêm ngặt và chấp nhận hơi mờ. Không mức nào dành cho việc in, vốn thường cần khoảng 300 DPI; hãy giữ tệp gốc để in và lưu trữ.
Những gì mất đi khi trang thành ảnh
- Chữ. Không còn chọn, tìm kiếm hay sao chép được, và trình đọc màn hình không đọc được.
- Liên kết và dấu trang. Liên kết ngừng hoạt động và bảng dấu trang trống.
- Trường biểu mẫu và chú thích. Chúng ngừng hoạt động; những gì chúng hiển thị có thể vẫn còn thấy được như một phần của ảnh.
- Chữ ký số. Tệp mới không có chữ ký, dù hình ảnh chữ ký vẫn còn thấy, nên hợp đồng đã ký cần được gửi bằng bản gốc đã ký.
- Thông tin tài liệu. Tiêu đề, tác giả và các thuộc tính khác của bản gốc không được giữ lại.
Nếu bất kỳ điều nào trong số này quan trọng, cách biến trang thành ảnh không phù hợp với tệp đó. Hãy dùng một trong các cách thay thế bên dưới, hoặc một chương trình máy tính chỉ nén lại các ảnh.
Nhỏ ngay từ đầu: quét và xuất tệp
Thiết lập dùng khi tạo PDF quyết định phần lớn dung lượng của nó, nên tạo một tệp nhỏ ngay từ đầu thường dễ hơn thu nhỏ một tệp lớn.
- Quét tài liệu chữ ở chế độ đen trắng hoặc thang độ xám. Một trang đen trắng 300 DPI khoảng 1 MB khi chưa nén và thường nhỏ hơn nhiều sau khi nén, so với khoảng 25 MB cho cùng trang đó ở chế độ màu. Chỉ dùng màu cho ảnh, con dấu hoặc ghi chú màu.
- Chọn 200 đến 300 DPI cho tài liệu. Thiết lập cao hơn chủ yếu chỉ làm tăng dung lượng; hãy dành cho chữ nhỏ hoặc tài liệu lưu trữ có thể được in.
- Xuất với tùy chọn dung lượng. Khi lưu thành PDF trong Word, bạn có thể tối ưu theo kích thước tối thiểu để phát hành trực tuyến, và nhiều phần mềm văn phòng, thiết kế cũng có thiết lập tương tự giúp giảm độ phân giải ảnh.
- Thu nhỏ ảnh trước khi chèn. Một bức ảnh hiển thị rộng 8 cm không cần 4.000 điểm ảnh của camera điện thoại.
- Lưu thành tệp mới. "Lưu thành" ghi lại toàn bộ PDF và có thể bỏ đi lịch sử chỉnh sửa mà "Lưu" vẫn tiếp tục ghi thêm.
Khi nén vẫn chưa đủ
Biểu mẫu tải lên và dịch vụ email đều có giới hạn riêng; chẳng hạn Gmail nhận tệp đính kèm tối đa 25 MB, còn nhiều cổng nộp hồ sơ cho phép ít hơn nhiều. Nếu tệp đã nén vẫn quá lớn:
- Tách tài liệu thành các phần vừa giới hạn bằng Tách PDF.
- Xóa những trang người nhận không cần, như trang trắng hoặc bản quét trùng, bằng Sắp xếp trang PDF.
- Quét lại các trang nặng nhất ở thang độ xám với độ phân giải thấp hơn thay vì nén chúng hai lần.
- Chia sẻ liên kết từ dịch vụ lưu trữ đám mây nếu người nhận chấp nhận.
Nén lại một tệp đã nén thường tiết kiệm được ít và làm trang mờ thêm, vì vậy hãy bắt đầu mỗi lần thử từ bản gốc.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao tệp PDF quét của tôi hầu như không nhỏ đi?
Nhiều máy quét đã nén sẵn kết quả, thường lưu trang thành ảnh đen trắng bằng các phương pháp rất hiệu quả như CCITT hay JBIG2. Chuyển những trang này thành JPEG có thể chỉ giảm được ít hoặc thậm chí làm tệp lớn hơn. Hãy so sánh kết quả với bản gốc và giữ tệp nhỏ hơn.
Có in được PDF đã nén không?
Được, nhưng sẽ trông mờ: việc in thường cần khoảng 300 DPI, trong khi các mức của công cụ LeedyBox vẽ trang ở 65 đến 108 DPI. Hãy in từ tệp gốc.
Nén hợp đồng đã ký có an toàn không?
Tệp đã nén không còn chữ ký số, chỉ còn hình ảnh của chữ ký. Với tài liệu mà chữ ký cần kiểm chứng được, hãy gửi bản gốc hoặc hỏi người nhận về cách gửi khác.
Tệp PDF có rời khỏi máy tính của tôi khi nén không?
Không. Công cụ LeedyBox đọc và dựng lại tệp ngay trong trình duyệt của bạn, rồi lưu kết quả thành một tệp tải xuống mới mang tên tệp gốc kèm đuôi _compressed.pdf.