Cách sắp xếp lại, xoay và xóa trang PDF
Tài liệu quét và tệp đã gộp thường có trang sai thứ tự, bị lộn ngược hoặc xen lẫn trang trắng. Hướng dẫn này giải thích nguyên nhân, cách xoay trang hoạt động bên trong PDF và những gì cần kiểm tra trước khi chia sẻ tệp đã chỉnh sửa.
Vì sao thứ tự và hướng trang bị sai
Hầu hết các vấn đề về trang bắt đầu từ trước khi có tệp PDF. Khay nạp tài liệu quét một xấp giấy theo đúng thứ tự được nạp vào, nên một xấp đặt ngược chiều sẽ cho ra thứ tự bị đảo ngược. Khi quét bản gốc hai mặt trên máy quét một mặt, cách làm phổ biến là quét tất cả mặt trước, lật xấp giấy lại rồi quét các mặt sau. Kết quả là một tệp có các trang 1, 3, 5 rồi mới đến các trang chẵn, thường theo thứ tự ngược.
Vấn đề về hướng trang cũng phổ biến không kém. Bảng biểu khổ ngang thường được nạp theo chiều dọc, ứng dụng quét trên điện thoại đoán hướng trang dựa vào camera, và một tờ giấy đặt ngược trên mặt kính sẽ vẫn bị ngược trong PDF. Việc gộp tệp cũng có những vấn đề riêng: các tệp được ghép theo thứ tự đã chọn, và tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau có lẫn trang dọc và trang ngang.
Thiết lập xoay hay kết xuất lại?
Mỗi trang PDF có một thiết lập xoay (mục /Rotate) cho trình xem và máy in biết cần xoay trang 0, 90, 180 hoặc 270 độ theo chiều kim đồng hồ khi hiển thị. Thay đổi thiết lập này không động đến nội dung trang. Văn bản vẫn chọn và tìm kiếm được, đồ họa vector vẫn sắc nét và dung lượng tệp gần như không đổi. Một trang đã có thiết lập 90° nếu được xoay thêm 90° sang phải sẽ thành 180°.
Cách còn lại là vẽ trang thành ảnh, xoay ảnh rồi đưa trở lại vào PDF, như một số trình chuyển đổi và quy trình “in ra PDF” vẫn làm. Khi đó, văn bản trở thành một phần của bức ảnh, không thể tìm kiếm nếu không có OCR, và trang sẽ lớn hơn hoặc mờ hơn.
| Thiết lập xoay | Trang kết xuất lại | |
|---|---|---|
| Văn bản | Vẫn chọn và tìm kiếm được | Trở thành một phần của ảnh |
| Độ sắc nét | Không đổi | Phụ thuộc vào độ phân giải đã chọn |
| Dung lượng tệp | Gần như không đổi | Thường lớn hơn |
| Góc xoay | Chỉ theo bước 90° | Góc bất kỳ |
Thiết lập xoay không thể chỉnh thẳng một trang bị quét hơi lệch. Những chỉnh sửa nhỏ như vậy cần phần mềm kết xuất lại trang, chẳng hạn tùy chọn chống nghiêng (deskew) của máy quét.
Sắp xếp lại và xóa trang
Hãy làm việc dựa trên hình thu nhỏ của trang thay vì số trang, vì số in trên trang và vị trí của trang trong tệp thường khác nhau. Hãy quyết định thứ tự cuối cùng trước, rồi di chuyển trang bằng cách kéo thả hoặc bằng các nút mũi tên. Với tệp có tất cả mặt trước rồi đến tất cả mặt sau, hãy chuyển từng mặt sau đến ngay sau mặt trước tương ứng, bắt đầu từ đầu tệp.
Hãy xóa các trang quét trống và trang trùng lặp, nhưng xem kỹ từng hình thu nhỏ trước khi xóa: một trang trông trống ở kích thước thu nhỏ có thể chứa chữ ký mờ hoặc một ghi chú ngắn.
Chèn trang trắng để in
Trang trắng chủ yếu quan trọng khi in hai mặt (duplex). Trong báo cáo và sách in, các chương thường bắt đầu ở trang bên phải, tức trang có số lẻ. Nếu một chương kết thúc ở trang lẻ, một trang trắng phía sau sẽ giúp chương tiếp theo bắt đầu trên một tờ mới thay vì ở mặt sau của tờ trước. Tập sách đóng ghim giữa in bốn trang trên mỗi tờ, nên số trang thường được bổ sung cho đủ bội số của bốn.
Trang trắng nên có cùng kích thước với các trang xung quanh. Công cụ của LeedyBox tạo trang trắng có kích thước và hướng giống trang đứng ngay trước vị trí chèn.
Những gì có thể bị mất khi chỉnh sửa
Các công cụ sao chép trang sang một tệp PDF mới, bao gồm công cụ của LeedyBox, giữ nguyên nội dung từng trang nhưng có thể làm mất những phần của tài liệu nằm ngoài các trang:
- Dấu trang (mục lục điều hướng) thường trỏ đến các trang cụ thể và thường bị thiếu trong tệp mới.
- Liên kết đến các trang khác có thể ngừng hoạt động, nhất là khi trang đích đã bị di chuyển hoặc xóa.
- Trường biểu mẫu có thể mất khả năng tương tác, vì biểu mẫu được định nghĩa cho toàn bộ tài liệu.
- Chữ ký số bao phủ chính xác từng byte của tệp đã ký. Bất kỳ chỉnh sửa nào cũng làm chữ ký mất hiệu lực, vì vậy hãy giữ bản gốc đã ký.
- Thẻ trợ năng và tệp đính kèm cấp tài liệu cũng có thể bị loại bỏ.
Không thể chỉnh sửa PDF được bảo vệ bằng mật khẩu (đã mã hóa) bằng các công cụ này; chúng không gỡ bỏ hay vượt qua cơ chế bảo vệ của PDF.
Kiểm tra kết quả
Hãy mở tệp mới bằng trình xem PDF trước khi chia sẻ hoặc xóa bản gốc. Kiểm tra số trang, cuộn qua các hình thu nhỏ để xác nhận thứ tự và hướng trang, và thử chọn một đoạn văn bản trên trang đã xoay để chắc chắn đó vẫn là văn bản. Nếu tài liệu có liên kết hoặc trường biểu mẫu, hãy thử chúng, và nếu in hai mặt, hãy xem bản xem trước khi in.
Với LeedyBox, hãy dùng Sắp xếp trang PDF để sắp xếp lại, xoay, xóa, nhân bản và chèn trang, hoặc Xoay PDF khi chỉ cần sửa hướng trang. Để ghép nhiều tệp trước, hãy dùng Gộp PDF (xem hướng dẫn gộp PDF); để tách trang ra thành các tệp riêng, hãy dùng Tách PDF (xem hướng dẫn tách PDF). Tất cả các công cụ này đều chạy trong trình duyệt của bạn, và tệp không được tải lên LeedyBox.
Câu hỏi thường gặp
Xoay trang có làm giảm chất lượng không?
Không, nếu chỉ thay đổi thiết lập xoay, đó cũng là cách công cụ của LeedyBox hoạt động. Nội dung trang được sao chép nguyên trạng; chỉ có chỉ dẫn dành cho trình xem thay đổi.
Số trang in trên các trang có thay đổi không?
Không. Số in trên trang là một phần nội dung trang, nên chúng di chuyển cùng trang của mình. Nếu tài liệu cần số trang mới, hãy thêm sau khi đã sắp xếp xong.
Tôi có thể sửa một bản quét bị lệch nhẹ không?
Không thể bằng thiết lập xoay, vì thiết lập này chỉ hoạt động theo bước 90 độ. Để chỉnh thẳng trang vài độ, cần một công cụ kết xuất lại trang, chẳng hạn tùy chọn chống nghiêng (deskew) của phần mềm quét.