วิธีเรียงลำดับ หมุน และลบหน้า PDF
เอกสารที่สแกนและไฟล์ที่รวมกันมักมีหน้าเรียงผิดลำดับ กลับหัว หรือมีหน้าว่างแทรกอยู่ คู่มือนี้อธิบายสาเหตุ การหมุนหน้าภายใน PDF ทำงานอย่างไร และควรตรวจสอบอะไรก่อนแชร์ไฟล์ที่แก้ไขแล้ว
ทำไมลำดับและการวางแนวของหน้าจึงผิดพลาด
ปัญหาเรื่องหน้าส่วนใหญ่เริ่มต้นตั้งแต่ก่อนจะมี PDF ถาดป้อนเอกสารจะสแกนปึกกระดาษตามลำดับที่ใส่ไว้ ปึกกระดาษที่ใส่กลับด้านจึงได้ลำดับย้อนกลับ เมื่อสแกนต้นฉบับที่พิมพ์สองหน้าด้วยเครื่องสแกนที่สแกนได้ทีละด้าน วิธีที่นิยมคือสแกนด้านหน้าทั้งหมด พลิกปึกกระดาษ แล้วสแกนด้านหลัง ผลที่ได้คือไฟล์ที่มีหน้า 1, 3, 5 ตามด้วยหน้าเลขคู่ ซึ่งมักเรียงย้อนกลับ
ปัญหาการวางแนวก็พบบ่อยไม่แพ้กัน ตารางแนวนอนมักถูกป้อนเข้าเครื่องในแนวตั้ง แอปสแกนบนโทรศัพท์คาดเดาการวางแนวจากกล้อง และกระดาษที่วางกลับหัวบนกระจกสแกนก็จะกลับหัวอยู่ใน PDF การรวมไฟล์ก็มีปัญหาของตัวเอง ไฟล์จะถูกต่อกันตามลำดับที่เลือก และเอกสารจากแหล่งต่าง ๆ มีทั้งหน้าแนวตั้งและแนวนอนปะปนกัน
การตั้งค่าการหมุนหรือการเรนเดอร์ใหม่
หน้า PDF ทุกหน้ามีการตั้งค่าการหมุน (รายการ /Rotate) ที่บอกโปรแกรมดู PDF และเครื่องพิมพ์ให้หมุนหน้า 0, 90, 180 หรือ 270 องศาตามเข็มนาฬิกาเมื่อแสดงผล การเปลี่ยนค่านี้ไม่ได้แตะต้องเนื้อหาของหน้า ข้อความยังเลือกและค้นหาได้ กราฟิกเวกเตอร์ยังคมชัด และขนาดไฟล์แทบไม่เปลี่ยน หน้าที่ตั้งค่าไว้ 90° อยู่แล้วและถูกหมุนไปทางขวาอีก 90° จะกลายเป็น 180°
อีกวิธีหนึ่งคือวาดหน้าเป็นภาพ หมุนภาพ แล้วใส่กลับเข้าไปใน PDF ซึ่งเป็นวิธีที่โปรแกรมแปลงไฟล์บางตัวและขั้นตอน "พิมพ์เป็น PDF" ใช้ ข้อความจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของภาพที่ค้นหาไม่ได้หากไม่ใช้ OCR และหน้านั้นจะมีขนาดใหญ่ขึ้นหรือไม่ก็เบลอลง
| การตั้งค่าการหมุน | หน้าที่เรนเดอร์ใหม่ | |
|---|---|---|
| ข้อความ | ยังเลือกและค้นหาได้ | กลายเป็นส่วนหนึ่งของภาพ |
| ความคมชัด | ไม่เปลี่ยน | ขึ้นอยู่กับความละเอียดที่เลือก |
| ขนาดไฟล์ | แทบไม่เปลี่ยน | มักใหญ่ขึ้น |
| มุม | ทีละ 90° เท่านั้น | มุมใดก็ได้ |
การตั้งค่าการหมุนไม่สามารถปรับหน้าที่สแกนมาเอียงเล็กน้อยให้ตรงได้ การแก้ไขเล็กน้อยแบบนี้ต้องใช้ซอฟต์แวร์ที่เรนเดอร์หน้าใหม่ เช่น ตัวเลือกแก้ภาพเอียง (deskew) ของเครื่องสแกน
การเรียงลำดับใหม่และการลบหน้า
ทำงานโดยดูจากภาพย่อของหน้าแทนเลขหน้า เพราะเลขที่พิมพ์อยู่บนหน้ากับตำแหน่งของหน้าในไฟล์มักไม่ตรงกัน กำหนดลำดับสุดท้ายก่อน แล้วจึงย้ายหน้าด้วยการลากหรือใช้ปุ่มลูกศร สำหรับไฟล์ที่มีด้านหน้าทั้งหมดตามด้วยด้านหลังทั้งหมด ให้ย้ายหน้าด้านหลังแต่ละหน้าไปไว้ต่อจากหน้าด้านหน้าของแผ่นเดียวกัน โดยเริ่มจากต้นไฟล์
ลบหน้าสแกนที่ว่างเปล่าและหน้าที่ซ้ำกัน แต่ให้ดูภาพย่อแต่ละภาพก่อนลบ หน้าที่ดูว่างเปล่าเมื่อเป็นภาพย่ออาจมีลายเซ็นจาง ๆ หรือบันทึกสั้น ๆ อยู่
การแทรกหน้าว่างสำหรับการพิมพ์
หน้าว่างมีความสำคัญเป็นหลักสำหรับการพิมพ์สองหน้า (duplex) ในรายงานและหนังสือที่พิมพ์ออกมา บทใหม่มักเริ่มที่หน้าขวา ซึ่งเป็นเลขหน้าคี่ หากบทใดจบที่หน้าคี่ การแทรกหน้าว่างต่อท้ายจะทำให้บทถัดไปเริ่มบนกระดาษแผ่นใหม่ แทนที่จะอยู่ด้านหลังของแผ่นก่อนหน้า สมุดเล่มเล็กแบบเย็บมุงหลังคาพิมพ์สี่หน้าต่อกระดาษหนึ่งแผ่น จึงมักเพิ่มจำนวนหน้าให้เป็นผลคูณของสี่
หน้าว่างควรมีขนาดเท่ากับหน้าที่อยู่รอบ ๆ เครื่องมือของ LeedyBox สร้างหน้าว่างที่มีขนาดและการวางแนวเหมือนกับหน้าที่อยู่ก่อนตำแหน่งที่แทรก
สิ่งที่อาจหายไประหว่างการแก้ไข
เครื่องมือที่คัดลอกหน้าไปยัง PDF ใหม่ รวมถึงเครื่องมือของ LeedyBox จะคงเนื้อหาของแต่ละหน้าไว้ แต่อาจสูญเสียส่วนของเอกสารที่อยู่นอกหน้า
- บุ๊กมาร์ก (โครงร่างเอกสาร) มักชี้ไปยังหน้าที่ระบุ และมักหายไปจากไฟล์ใหม่
- ลิงก์ไปยังหน้าอื่นอาจใช้ไม่ได้ โดยเฉพาะเมื่อหน้าปลายทางถูกย้ายหรือลบ
- ฟิลด์ฟอร์มอาจโต้ตอบไม่ได้อีก เพราะฟอร์มถูกกำหนดไว้สำหรับทั้งเอกสาร
- ลายเซ็นดิจิทัลครอบคลุมทุกไบต์ของไฟล์ที่ลงนามไว้ การแก้ไขใด ๆ จะทำให้ลายเซ็นไม่ถูกต้อง จึงควรเก็บต้นฉบับที่ลงนามไว้
- แท็กสำหรับการเข้าถึง (accessibility tags) และไฟล์แนบระดับเอกสารก็อาจหายไปด้วย
PDF ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน (เข้ารหัสลับ) ไม่สามารถแก้ไขด้วยเครื่องมือเหล่านี้ได้ เครื่องมือเหล่านี้ไม่ลบหรือหลบเลี่ยงการป้องกันของ PDF
การตรวจสอบผลลัพธ์
เปิดไฟล์ใหม่ในโปรแกรมดู PDF ก่อนแชร์หรือลบต้นฉบับ ตรวจสอบจำนวนหน้า เลื่อนดูภาพย่อเพื่อยืนยันลำดับและการวางแนว และลองเลือกข้อความบนหน้าที่หมุนเพื่อยืนยันว่ายังเป็นข้อความอยู่ หากเอกสารมีลิงก์หรือฟิลด์ฟอร์ม ให้ลองใช้งานดู และสำหรับการพิมพ์สองหน้า ให้ดูตัวอย่างก่อนพิมพ์
ใน LeedyBox ให้ใช้เครื่องมือจัดระเบียบหน้า PDFเพื่อเรียงลำดับใหม่ หมุน ลบ ทำสำเนา และแทรกหน้า หรือใช้เครื่องมือหมุน PDFเมื่อต้องการแก้เฉพาะการวางแนว หากต้องการรวมหลายไฟล์ก่อน ให้ใช้เครื่องมือรวม PDF (ดูคู่มือรวม PDF) หากต้องการแยกหน้าออกเป็นไฟล์ต่างหาก ให้ใช้เครื่องมือแยก PDF (ดูคู่มือแยก PDF) เครื่องมือทั้งหมดนี้ทำงานในเบราว์เซอร์ของคุณ และไฟล์จะไม่ถูกอัปโหลดไปยัง LeedyBox
คำถามที่พบบ่อย
การหมุนหน้าทำให้คุณภาพลดลงหรือไม่
ไม่ลดลงเมื่อเปลี่ยนการตั้งค่าการหมุน ซึ่งเป็นวิธีที่เครื่องมือของ LeedyBox ใช้ เนื้อหาของหน้าจะถูกคัดลอกไปตามเดิม มีเพียงคำสั่งสำหรับโปรแกรมดู PDF เท่านั้นที่เปลี่ยน
เลขหน้าที่พิมพ์อยู่บนหน้าจะเปลี่ยนไปหรือไม่
ไม่เปลี่ยน เลขที่พิมพ์อยู่บนหน้าเป็นส่วนหนึ่งของเนื้อหาหน้า จึงย้ายไปพร้อมกับหน้านั้น หากเอกสารต้องมีเลขหน้าใหม่ ให้ใส่หลังจากจัดระเบียบเสร็จแล้ว
แก้ภาพสแกนที่เอียงเล็กน้อยได้หรือไม่
แก้ด้วยการตั้งค่าการหมุนไม่ได้ เพราะหมุนได้ทีละ 90 องศา การปรับหน้าให้ตรงเพียงไม่กี่องศาต้องใช้เครื่องมือที่เรนเดอร์หน้าใหม่ เช่น ตัวเลือกแก้ภาพเอียง (deskew) ของซอฟต์แวร์สแกน